Биллинг и выплаты в переводческом бизнесе: Автоматизируем и растём

В этой статье обсудим затраты, оптимизировав которые вы сможете вдвое удешевить процесс биллинга и выплат и увеличить EBITDA на 20–50%.

Cover_blog_payout-768x428.png

Зачем растущему агентству думать о биллинге?

Чтобы расти, переводческий бизнес должен грамотно себя продавать. Это знают все. А вот о чём задумывается не каждый — это как быстро нарастить «производственную мощность», чтобы справиться с собственным ростом. Биллинг и выплаты здесь играют не последнюю роль. Ведь чтобы много перевести, нужно нанять много переводчиков, а потом им всем заплатить. А это совсем не так просто, как кажется.

Да, агентский бизнес можно начать с десятком переводчиков-фрилансеров. Но что будет, когда их станет не десять, а, скажем, пятьдесят или сто?

И каждый из них будет выполнять по несколько заказов в месяц? Звучит как сказка, но в этой сказке вам придётся рассчитывать платежи по сотням проектов ежемесячно. А потом — пересылать деньги так, как это удобно фрилансерам. Конечно, к тому времени вы сможете позволить себе нанять одного-двух работников для администрирования «финансовых вопросов». Только вот не факт, что, влив «операционные» деньги, вы получите пропорциональный прирост эффективности. Скорее всего, в конечном счёте биллинг и выплаты останутся узким местом всего вашего бизнеса, какими бы блистательными ни были ваши продажи и качество переводов. И вот тогда вы задумаетесь об автоматизации. Только деньги уже съедены, а клиенты упущены. Так что лучше это делать уже сейчас, перейдя на новый уровень, где можно без труда управлять сотнями поставщиков. В далеком 2015-м, когда Smartcat был всего лишь облачной «кошкой», пусть и одной из лучших, мы поняли, что это — одна из главных проблем агентств переводов. И тогда мы решили придумать, как автоматизировать управление цепью поставок вообще и биллингом/выплатами в частности. И придумали. Но прежде чем рассказать как, покажем, как биллинг и выплаты съедают ваши деньги.

Куда уходят деньги

Из чего состоит типичный процесс работы с поставщиками в агентстве переводов?

  1. Онбординг поставщиков:
    • Проверить надежность.
    • Внести специальные условия.
    • Обсудить ставки и скидки.
    • Согласовать способы и валюты выплат.
  2. Налоги и документооборот:
    • Подписывать договоры и соглашения о конфиденциальности.
    • Выставлять счета и отчеты о расходах.
    • Учитывать налоговые правила в конкретной стране.
  3. Биллинг:
    • Рассчитывать стоимость работ с учётом ставок и скидок поставщиков (новые слова, частичные совпадения, полные совпадения и т. д.).
    • Отслеживать суммы к выплате каждому поставщику.
    • Согласовывать эти суммы с поставщиками.
  4. Глобальные выплаты:
    • Проводить выплаты в срок.
    • Платить с учётом локальных требований.
    • Учитывать трансакционные издержки, курсы и налоги.

К сожалению, многие переводческие компании не понимают следующие две проблемы, связанные с обработкой платежей:

  1. Этот процесс — громоздкий и трудозатратный. Когда только начинаешь переводческий бизнес, это не кажется чем-то важным, а потом оказывается, что выгода уже упущена...
  2. Разные части процесса приходятся на разные роли, поэтому оценить весь процесс сложно. В результате часто на это просто машут рукой — измерить-то все равно не получается.

Но если всё же измерить, окажется, что затраты огромны.

Мы пообщались с 30 переводческими компаниями из разных стран и поняли, что совокупная (не путать с трансакционной) стоимость процесса биллинга и выплат составляет от 5% до 12% валового дохода.

Сумма может быть меньше в странах с развитой финансовой системой и поблажками для выплат физическим лицам, таких как США или Великобритания. Здесь трансакционные затраты могут составлять 1–2%, а совокупные — около 5%. Но даже в них всё усложняется, если надо платить за рубеж. Скажем, если британская компания хочет заплатить фрилансеру из Аргентины или Пакистана, она потратит ещё 10% сверху только на трансакционные издержки. А уж если вы сами находитесь в одной из этих стран, то 10% — это только начало, платите ли вы внутри или вне страны. И это только трансакционные издержки — на операционные расходы на четырех указанных выше стадиях вы потратите ещё столько же.

Слово на букву «Н»

Разные страны по-разному подходят к налогам на платежи физическим лицам. В США, например, вам для этого придётся заполнить кучу бумаг — так называемые формы W-8/9. Конкретный набор этих бумаг будет зависеть от того, куда вы собираетесь платить. Так что всё не так просто. Но хотя бы потом вам уже не придётся платить налоги за получателя. В других же странах, таких как Хорватия, вам надо платить социальный налог за каждого получателя. Но только если это гражданин Хорватии. А если нет — не надо. Поди разберись. А вот во всём ЕС за каждую выплату физическому лицу вам придётся ещё заплатить и НДС. Скорее всего, потом вам их вернут, но солидная сумма всё равно «заморозится», не говоря уже об очередном «бумажном аде» в конце года.

Есть ещё много таких примеров разных налогов, законов, бумаг, издержек для разных «взаимных расположений» отправителя и получателя. Где-где, а в переводах плательщик и исполнитель нередко находятся на разных концах планеты.

Так что с учётом налогов ваши расходы на работу с поставщиками могут вырасти ещё процентов на 30 и даже больше. Конечно, можно вспомнить сценарий 90-х с «бумажными конвертами», но это не только рискованно с точки зрения закона, но и неэффективно в операционном плане.

Свободные художники

Но вернёмся к географии. Переводческие компании предпочитают работать с фрилансерами из разных стран, потому что это удобнее и эффективнее для ролей с непостоянной нагрузкой. В среднем лишь 10% исполнителей работают в штате переводческой компании и непосредственно заняты в её операционной деятельности. Остальные 90% — это фрилансеры, разбросанные по всему миру. При этом состав этих 90% постоянно меняется с изменением типов проектов и требований заказчиков. Иной раз находить и нанимать новых людей приходится чуть ли не для каждого проекта, причём из разных стран — ведь все хотят работать с носителями языка.

В такой «свободной экономике» без прозрачного и удобного процесса глобальных выплат не вырасти и не преуспеть.

Если только вы не хотите иметь в штате десяток бухгалтеров, которые будут денно и нощно разбираться с нюансами налогообложения и законодательств разных стран, заполнять всевозможные формы и рассчитывать комиссии для каждой страны. Посчитать, во сколько вам всё это обойдётся, вы, разумеется, не сможете, поэтому мы подскажем. Вы потеряете до 50% чистой прибыли. Но хуже то, что вы потеряете момент для роста. Это грустно, но именно так живут большинство переводческих компаний.

Как мы видим эффективный процесс биллинга и выплат

Вот как, по нашему мнению, выглядит эффективный рабочий процесс в переводческой компании: image_blog_payout-768x428.png Посмотрим подробно на каждую составляющую этого решения.

1. Нет бумагомарательству и индивидуальным выплатам

Не надо заключать отдельный договор с каждым фрилансером/поставщиком. Подпишите одно соглашение со Smartcat и оплачивайте все работы по единому счёту, уже включающему выплаты всем поставщикам за период. Настраивайте условия оплаты в системе под свой существующий порядок. (А если порядка нет — заведите его здесь же).

Только представьте: больше никаких десятков договоров и сотен выплат разными методами ежемесячно.

Да от одного этого ваша эффективность уже взлетит — особенно если у вас десятки поставщиков.

2. Гарантия налоговой чистоты

Забудьте, какие налоги вам нужно платить или формы заполнять для каждого поставщика. Больше не придется отслеживать бесконечные изменения правовых и финансовых норм по десяткам разных стран и сотням поставщиков.

Всё, что нужно — это одно соглашение с «центром взаиморасчетов» (в нашем случае — Smartcat). Просто и прозрачно.

При этом вы всегда можете быть уверены, что соблюдаете все налоговые требования.

3. Легкий онбординг поставщиков

Онбординг поставщиков — это вечная проблема. Прежде чем принять ваши условия и выполнить свою первую работу, поставщики зададут сотни вопросов. Вашим вендор-менеджерам придётся пересчитывать их ставки с учётом скидочных таблиц, условий и способов оплаты и так далее. В результате иногда вам придётся отказываться от успешно протестированных поставщиков. И даже если сперва всё получается, «иногда они [проблемы] возвращаются»: поставщики меняют свои реквизиты, а вы тратите всё больше сил на онбординг каждого из них.

А вот другой сценарий: вы делегируете всю эту мороку «центру обработки» — например, Smartcat, — и забываете о ней.

Так лучше и поставщикам: они могут видеть и редактировать свои данные когда угодно, сразу узнать ваши платежные условия и выбирать удобный для себя способ получения выплат.

4. Биллинг — дешевле и эффективнее

Разбираться со счетами, когда вашим проект-менеджерам приходится вручную вести всю статистику и подсчитывать суммы к выплате, — это боль. Обычно ПМы делают это в экселевских таблицах или TMS-системах, что не позволяет автоматически отслеживать работу, выполняемую поставщиками. Поэтому каждый раз, когда что-то меняется, им приходится пересчитывать всё заново. А в переводах что-то меняется постоянно. Например, количество оплачиваемых слов может измениться из-за совпадений с памятью переводов. Или бывает, что поставщики не справились заданием к сроку — тогда менеджерам придется добавлять новых и опять пересчитывать слова. И так далее, и тому подобное. И так каждый день. А теперь представьте, что всё это происходит автоматически по ходу выполнения работы.

Вы видите весь процесс как на ладони и точно знаете, сколько должны каждому поставщику в каждый момент времени.

У вас есть всё, чтобы планировать свой денежный поток. А поставщики в свою очередь могут отслеживать, сколько они заработали за определённый период.

5. Множество способов оплаты

Если вам повезло жить в развитой стране и платить исключительно внутри неё, трансакционные издержки могут быть достаточно низкими — но в любом случае не ниже 1–2%. А вот если ваша география выплат не ограничивается парой стран с «пригодными для жизни» условиями, вы будете тратить 5–10% только на комиссии за денежные переводы. И можете даже не увидеть, на что именно вы их тратите, ведь анализировать всё это ещё более трудоёмко. Так что придется смириться с трансакционными издержками в размере от 3 до 10% в зависимости от географии выплат. И мы даже не говорим про четыре вышеописанных пункта. Компании часто забывают обо всех дополнительных затратах, связанных с выплатами. Они оценивают их исключительно по прямым трансакционным издержкам, а потом удивляются, куда подевалась прибыль.

Выводы

Автоматизируя биллинг и выплаты при помощи Smartcat, переводческие компании получают следующие выгоды:

  1. Меньше бумагомарательства и траты времени на индивидуальные выплаты.
  2. Гарантия соблюдения налогового законодательства.
  3. Упрощённый онбординг поставщиков.
  4. Более дешёвый и эффективный биллинг.
  5. Поддержка различных способов выплат для поставщиков + прозрачные расходы для компании, вне зависимости от расположения поставщика.

По данным переводческих компаний, пользующихся Smartcat, благодаря этим преимуществам затраты на биллинг и выплаты можно сократить вдвое, поддерживая при этом стабильный и быстрый рост.

Хотите узнать больше про выплаты? Присоединяйтесь к нашему вебинару в среду 16 мая.


sergey_andreev.png Сергей Андреев, продуктовый менеджер в Smartcat

Понравилось?

0