Связь между участниками команды

Поддерживать общение со всеми участниками команды — одна из самых важных и трудных задач менеджера проектов, ведь малейшее недопонимание может привести к серьёзным ошибкам. Как правило, система коммуникации в таких случаях опирается на множество каналов, которые не предназначены для эффективной групповой работы.

Smartcat позволяет менеджерам проектов легко общаться с другими участниками команды, а самой команде — друг с другом, что значительно улучшает продуктивность исполнителей и эффективность работы. Какие темы обычно обсуждают участники команды? Как Smartcat обеспечивает коммуникацию в таких случаях?

1. Мониторинг прогресса. Менеджерам приходится поддерживать регулярную связь с участниками проекта, чтобы знать о ходе выполнения назначенных задач. Так они могу держать заказчиков в курсе, а также следить за тем, чтобы проекты были выполнены в срок.

Smartcat значительно упрощает эту задачу. В Workspace можно отслеживать стадии работы над документами в режиме реального времени, поэтому менеджерам проектов не нужно постоянно связываться с командой. Иногда выполнение задачи останавливается на некоторое время, и менеджеру проектов придётся принять необходимые меры. Так он сможет оперативно реагировать на возникшие проблемы, а не тратить время на сбор информации.

2. Инструкции. Ни для кого не секрет, что перед началом проекта менеджеры обычно передают команде определённые инструкции. Главная задача менеджера — убедиться, что эти инструкции всегда доступны для всех участников. Менеджер может отправить их вместе с файлами на перевод по электронной почте. Но это не самый удобный способ общения, так как в этом случае информация не будет под рукой одновременно у всех участников проекта.

В интерфейсе Редактора менеджеры проектов могут добавлять инструкции в раздел комментариев самого документа:

Doc_comments.png

Так инструкции будут всегда под рукой. Кроме того, при работе с многоязычными проектами Smartcat автоматически дублирует комментарии для всех языков. Поэтому не нужно будет беспокоиться, что одна из команд не получила каких-то инструкций. Команда также может задавать вопросы менеджеру проектов и получать ответы, которые будут доступны всем участникам.

3. Вопросы. Иногда у исполнителей могут возникать вопросы, связанные с конкретным сегментом, и менеджеру проектов приходится узнавать ответы у заказчика. Такие запросы могут отнимать много времени, ведь после получения ответа менеджер должен сообщить информацию всей команде, как правило, по электронной почте. Это также может привести к ошибкам и упущенным моментам.

Так же, как инструкции в разделе «Комментарии к документу», запросы можно размещать на вкладке для отдельных сегментов:

segment_comments.png

Эти комментарии автоматически дублируются в те же сегменты для других языков проекта. Как только менеджер ответит на запрос для одного языка, все участники смогут увидеть ответ одновременно.

Вкладку «Комментарии к сегменту» также могут использовать участники команды для обсуждения каких-то вопросов между собой. Например, редакторы и переводчики могут обсудить, почему сегмент был переведён определённым образом, что улучшит продуктивность команды. Редакторы могут заблаговременно обсудить терминологию, а переводчики — быстро получить ответы на возникшие вопросы.

4. Тет-а-тет. Иногда менеджеру проектов нужно обратиться только к одному участнику команды. Обычно он отправляет ему письмо, звонит или общается с ним через мессенджеры, например WhatsApp. У этих методов есть свои недостатки: невозможность удобной записи данных (по телефону), запутанная система сообщений (по электронной почте) или утеря важных данных среди потока другой информации (в чате).

Smartcat предлагает решение этих проблем. Когда исполнитель становится участником команды, кнопка «Написать сообщение» будет добавлена на вкладке «Команда» рядом с информацией об исполнителе на странице проекта:

team_message.png

При нажатии на неё будет открыта страница чата Smartcat, где можно начать обсуждение с исполнителем. Сообщения всегда отображаются друг за другом, поэтому риск недопонимания намного ниже.

Страницу чата также могут использовать и другие участники команды для общения друг с другом. Чтобы открыть чат, нажмите на кнопку «Чат» в левом нижнем углу Workspace или в правом верхнем углу Редактора:

 

chat.png

chat_in_the_editor.png

Во всех этих случаях Smartcat позволяет избежать рисков возникновения ошибок или недопонимания.

Понравилось?

-1

Похожие статьи:

    Нет похожих статей